ДамОтвет.ру

Бизнес и финансы

Продуктивность труда

 

 

7 принципов, которые помогут избежать получения зависимости от электронной почты

 

Хотя электронная почта является важным инструментом в бизнесе, с другой стороны она может стать реальной убийцей вашей продуктивности. Недавний опрос показал, что большинство из нас проводят четверть своего рабочего времени, отвечая на электронную почту.

Так что мы должны освободить большое количество времени, следуя 7 принципам эффективного управления электронной почтой:

1. Перестаньте проверять свою почту каждые несколько минут.

Чувство скорости и безотлагательности заставляет большинство из нас сразу же реагировать на полученные письма. Но старомодная дневная доставка почты является намного эффективнее. Таким образом, вы можете использовать свое время более эффективно и сконцентрироваться на приоритетах.

Так что первым шагом по взятию контроля над вашей электронной почтой является то, что вы перестаете проверять свою почту каждые несколько минут. Начните проверять ее два раза в день. Это означает, что вы должны выходить из почты все остальное время. И если у вас есть программа, которая предупреждает вас о новых письмах, просто выключите ее.

2. Установите жесткие ограничения по времени на проверку вашей почты.

Если вы заранее подумаете о том, сколько времени у вас займет работа с электронной почтой, это оградит вас от менее важных занятий.

Также в то время, когда вам нужно сосредоточиться на выполнении какой-либо задачи, электронная почта отвлекает вас разного рода шутками, интересными ссылками, плоскими дискуссиями. Так что лучше сконцентрируйте свое внимание на выполнение поставленной перед вами задачи.

Для большинства людей ограничение в 15 минут является достаточным. Да, по 15 минут 2 раза в день, что может показаться не очень достаточным. Но вы будете удивлены, каким дисциплинированным вы можете стать.

3. Используйте несколько аккаунтов электронной почты для различных целей.

Очень полезным для вас будет иметь не один, а несколько аккаунтов для различных целей. Например, разделите личную почту и почту, связанную с бизнесом. Также имейте один аккаунт для важных контактов, а другой для подписки и списка адресатов. Вы можете проверять менее срочные из них намного реже ,чем другие.

4. Сначала просканируйте для того, чтобы решить, что же является важным.

Ваш аккаунт электронной почты не имеет представления, что для вас является наиболее важным, поэтому ваши письма остаются в том же порядке, в каком они приходят. Многие люди так и работают с письмами, в каком порядке они находятся.

Работая с электронной почтой, веди с ней себя, как с газетой. Сначала смотрите на тему и имя отправителя. Это поможет вам сконцентрировать ваше время и внимание на самые важные из писем.

5. Возьмите на вооружение метод однократного нажатия.

Для того чтобы быстро закончить работу с вашей почтой, вы должны как можно быстрее определиться, что же делать с прочитанными письмами: удалить их или оставить. Подчас на это решение мы тратим очень много времени.

6. Используйте технологии, делающие управление электронной почтой легче.

Электронная почта включает в себя встроенную технологию сохранения времени и только некоторые из нас пользуются этим:

- создайте систему быстрого доступа к файлам, используя папки и подпапки;
- установите правила по применению специфических действий к сообщениям, которые затрагивают данные правила;
- пользуйтесь функцией поиска для нахождения старых писем;

7. Создайте стандартные реплики на часто встречающиеся письма.

Вы можете создать образцы или стандартные выражения, которыми вы можете повторно использовать простыми действиями «вырезать» и «вставить» и вам не нужно будет создавать заново письмо, на что уходит дополнительное время.

Помните, что электронная почта может стать убийцей продуктивности. Также она может сыграть жизненно важную роль в становлении вашего бизнеса, сделав ваш рабочий день более продуктивным. Это поможет вам решить, что же является более удобным для вас.

 

 

Поиск схожих статей:

 

правила письма

 

письмо другу

 

программы письма

 

два убийцы

 

начни сначала

 

проверять работы

 

электронные письма

 

управление продуктивностью