ДамОтвет.ру

Бизнес и финансы

Продуктивность труда

 

 

Деловое письмо по-прежнему ценное средство связи

 

Письма всегда были традиционными центральными связующими для письменных сообщений в мире бизнеса. В сущности, это по-прежнему так. Даже сегодня, несмотря на продолжающийся рост электронной почты, текстовых сообщений и других технологий, если нам надо отправить важную информацию в письменном виде людям, находящимся за пределами нашей компании или организации, то деловое письмо по-прежнему - лучший выбор.

По своей сущности, напечатанное на бумаге сообщение, создает впечатление его важности. В огромном количестве электронной связи, письменная форма выделяется особенно.

Письма имеют множество назначений: информирование, убеждение, продажа, запрос, извинение, подтверждение и многое другое. Содержание может варьироваться, но в структурном отношении у них много общего. На самом деле, независимо от назначения или содержания, анатомия делового письма более или менее постоянна.

Наиболее распространенный подход, на самом деле, является наименее эффективным. Большинство людей думают, что к сути письма надо подходить постепенно, поэтому они начинают его с ненужной информации или фактов, которые уже известны читателю. Более того, они облегчают письма путем изложения маловажной информации, которая не добавляет ничего к теме сообщения. Самые важные факты находятся где-то в середине письма.

Эта форма письма является точной противоположностью формы эффективного делового письма.

Психологический принцип, известный как закон превосходства и новизны утверждает, что мы лучше всего помним то, что видим или слышим первое и, что видим и слышим последнее. Вы когда-нибудь были на музыкальном производстве, либо в живых театрах или в кино? Когда люди покидали театр в конце шоу, какая песня была у всех на устах? Правильно - песня закрытия номера. И, конечно, что это обычно реприза - вы догадались, открытие номера!

Это потому, что Андрю Лойд Веббер и другие импресарио поняли закон превосходства и новизны и воспользовались преимуществом. Вы можете сделать то же самое при написании делового письма, в котором вы акцентируете свое внимание на сильном начале и конце.

Теперь рассмотрим примеры каждого:

- Вместо того чтобы начинать с предложения: "Мы получили ваше письмо от 15 марта" (что итак очевидно), можно попробовать написать так: "Как вы просили в своем письме от 15 марта, мы прилагаем копию вашего заявления".

- Общепринятый конец таков: "Спасибо за предоставление информации к нашему сведению", можно было бы заменить это на выражения, которые влекут за собой характер построения отношений такие, как: "Спасибо за предоставленную нам возможность исправить недоразумение на ваш счет. Мы с нетерпением ждем продолжения деловых отношений с вами".

- Начало и конец вашего письма представляют собой ценное пространство в уме вашего читателя, и вы должны с выгодой использовать это пространство. Конечно, это не означает, что центральная часть письма не важна, но если вы используете начало, чтобы захватить внимание читателя, то он или она больше сосредоточатся на вашем сообщении. Если вы эффективно закончите письмо, вы, скорее всего, получите желаемый результат.

 

 

Поиск схожих статей:

 

деловое письмо

 

написать письмо

 

деловые отношения