ДамОтвет.ру

Бизнес и финансы

Продуктивность труда

 

 

Поддержание порядка и организации на рабочем месте

 

Вы когда-нибудь задаетесь вопросом, куда подевался финансовый отчет за прошлый месяц? Будучи убежденным, что он буквально несколько секунд назад был на вашем столе, вы так и не можете найти его среди всех своих бумаг. Вы начинаете искать оригинал в своем ящике электронной почты, но не уверены, что вы сможете найти его и там. Кроме того, на распечатанной копии вы сделали важные примечания. Помочь справиться с такого рода проблемами вам поможет организация и поддержание порядка, а с использованием современных и зарекомендовавших себя технологий, эта задача становится как никогда легче.

Конечно, упорядочение и поддержание в порядке всех вещей потребует от вас затрат некоторого времени и усилий, но представьте сколько времени вы сэкономите, если вам больше никогда не придется копаться в документах, выискивая цифры или записи, в существовании которых вы даже не уверенны. Не беспокойтесь, для поддержания порядка вам совсем не обязательно становиться «маниакальным чистюлей», а ваш рабочий стол не обязательно должен быть лишен всякого беспорядка.

С учетом того, что основная масса документов передвигается между сотрудниками, отделами и даже организациями посредством электронной почты, первый вопрос, который вам необходимо задать себе, состоит в том, что нужно ли вам вообще распечатывать документы. Если вам необходимо просто оставаться в курсе происходящего в компании, возможно, вы можете обходиться без бумажных копий. Если вам необходимо сделать на странице замечания и передать документ на пересмотр, решение может показаться сложнее, но большое количество компьютерных программ сегодня позволяют вам прикреплять примечания и совместно работать над документами без необходимости что-либо распечатывать.

Почему мы задаемся вопросом о необходимости или отсутствии таковой в распечатке документов? Потому что поддержание организации и порядка на компьютере гораздо легче, чем когда-либо ни было. Так называемые программные средства для настольных систем способны индексировать на вашем компьютере всю информацию – включая внутренние документы – и при соответствующей необходимости анализировать и находить любой документ или данные, подобно тому, как нанять кого-либо для управления кучами бумаг на вашем столе. При этом самые надежные системы даже доступны бесплатно.

Ну если вам не просто уж очень необходимо распечатать документ, то вам необходимо задаться вопросом о том, как вы будете его после этого отслеживать. Подумайте о том, чтобы завести картотеку. Сильно помочь может, например, набор из 43 папок для предстоящих задач и указанием сроков исполнения. 12 папок для того, чем вы будете заниматься в течение 12 месяцев следующего года, а 31 для того, что намечается в следующем месяце. Секрет состоит просто в том, чтобы по мере поступления, распределять все по соответствующим папкам. И по истечении сроков, не составит труда переложить все в соответствующие архивные папки.

Беспорядка никогда не избежать, но наличие системы организации поможет вам избавиться от необходимости постоянно заниматься поиском и отслеживанием информации, необходимой вам для работы.

 

 

Поиск схожих статей:

 

обязательно ли

 

обязательные документы

 

обязательные работы

 

распечатать документ

 

рабочие нанять

 

поддержание системы

 

программа распечатать