Управление проектами: формирование культуры проекта как фундамента его успеха
Хотя иногда, кажется, что проекты живут своей жизнью, необходимо понимать тот простой факт, что они не управляют самими собой. Чтобы воплотить и реализовать начальную задумку проекта в жизнь требуется энергия и целенаправленная работа нескольких людей. По мере того, как все больше и больше компаний принимают на вооружение концепцию самоуправляемых команд, в процессе работы все более значимую роль приобретает искусство и наука управления проектами. Нижепредставленный контрольный перечень поможет вам построить успешную работу по управлению проектами:
- Сформулируйте и опишите проект;
- Разбейте проект на несколько выполнимых задач;
- Придерживайтесь цели и укладывайтесь в сроки проекта.
Начало проекта
Гарантия успеха проекта заключается в наличии изначального прочного фундамента. Планируя запуск проекта, вам необходимо задать себе несколько вопросов, среди которых:
- Занимались ли подобным проектом когда-либо раньше? Если да, то какие знания мы получили из предыдущего опыта?
- Располагаем ли мы временем и ресурсами для эффективной реализации проекта?
- Какую необходимость мы испытываем в людских ресурсах? Какими навыками и знаниями им необходимо обладать?
- Понадобятся ли нам внешние источники?
- Поддерживает ли проект высшее руководство?
- Какое время займет реализация проекта?
- Как только вы составите рабочий план проекта, вам необходимо подготовить программу действий, поэтому:
- Определите, сколько людей займется проектом. Назначайте людей на основе опыта и профессиональной квалификации.
Убедитесь, что вышестоящее руководство готово предоставить вам все необходимые ресурсы (финансирование, персонал, время и т.п.). Также убедитесь в том, что вам точно известно, каких результатов высшее руководство ожидает от рассматриваемого проекта. Познакомьте ваш персонал с вашей интерпретацией инструкций высшего руководства и постарайтесь урегулировать все вопросы или недопонимания до того, как начнется проект.
Наладьте хорошую систему коммуникации, чтобы каждый общался друг с другом, не позволяйте людям работать в вакууме.
Подготовьте график с конкретными датами, к которым необходимо выполнить определенные составляющие проекта. Предусмотрите в графике несколько дней на случай появления непредвиденных проблем.
Поручите кому-либо задачу вести учет текущего прогресса в процессе проекта. Эту информацию должен иметь каждый, задействованный в проекте.
Если никто из сотрудников вашего отдела не имеет предыдущего опыта работы над подобными проектами, проконсультируйтесь с коллегами из других отделов, или даже с людьми из других компаний (когда такое возможно). Это даст вам представление, с чем вам придется столкнуться.
Течение проекта
Как только проект начался, часто люди склонны ставить его на автопилот. Такая ситуация затрудняет способность предотвращать потенциальные сложности и отсекает любые креативные идеи, которые могли бы поспособствовать эффективной проекта. Вот несколько способов того, как наладить эффективную работу проекта на протяжении всей его продолжительности:
Проводите регулярные встречи. Речь идет не о формальных трех часовых сессий, но такие встречи должны предоставлять членам проекта возможность делиться идеями, выражать опасения и задавать друг другу вопросы. Некоторые встречи необходимо проводить в формате мозгового штурма, который поощряет свободный поток креативных идей.
Ведите протоколы встреч. Это заставляет людей серьезней подходить и относиться к сессиям. Кроме того, протоколы встреч служат для отсутствовавших членов проекта ориентиром, от которого они смогут отталкиваться в процессе работы.
Введите практику предоставления вам индивидуальными членами отчетов о выполненной работе. Такая практика не должна носить односторонний характер. Делитесь идеями и предлагайте помощь в разрешении проблем сотрудника и выражайте готовность ответить на имеющиеся у них вопросы.
Позаботьтесь о том, что все укладывались в сроки. Поясните, что каждый, кто чувствует, что не уложится в установленные сроки, должен незамедлительно вам об этом сообщить; таким образом, вы сможете регулировать графики или, при необходимости, предоставить людям дополнительные силы или другие ресурсы.
Следите за расходами проекта. Каждому задействованному в проекте сотруднику необходимо предоставлять вам информации о том, сколько он потратил. Поставьте их в известность о том, сколько денег им выделено для работы, так чтобы они не выходили за рамки бюджета.
Если вы работаете с внешними подрядчиками или персоналом из другого отдела, постарайтесь держать их в курсе хода проекта. Вам необходимо приглашать их хотя бы на некоторые из встреч и сессий мозговых штурмов и постараться получить их точки зрения, идеи и мнения.
Попросите мнения компании, которая не участвует в реализации проекта. Иногда свежий взгляд может предложить превосходные идеи.
Информируйте о результатах работы в рамках проекта вышестоящее руководство. Таким образом, вы будете в курсе любых потенциальных опасностей (нет менеджера, который любил бы сюрпризы).
Разница между успехом и неудачей
Ключевым фактором успеха команды является ее лидер. К качествам успешного лидера относятся:
Когда проект подходит к концу, важно помнить, что завершенный или выполненный проект – это не закончившийся проект. Вот некоторые правила работы с завершением проекта:
- Незадолго до завершения проекта, встретитесь с командой проекта в целом (и тет-а-тет) и перед тем, как сдавать проект, убедитесь, что все концы подтянуты. При этом не забудьте признать заслугу каждого за произведенный им вклад.
- Помните, что нет необходимости в красочной презентации с видеосопровождением и причудливыми раздаточными материалами. Презентация должна быть профессиональной. Обязательно предоставьте аккуратную, полную копию вашей работы вышестоящему руководству и убедитесь, что презентация хорошо спланирована и профессиональна. Недостаточно просто напечатанной копии, отправленной руководителю в запечатанном офисном конверте.
- Не забудьте, представляя завершенный проект вышестоящему руководству, выразить надлежащую признательность членам команды. Важно выразить признательность работникам в присутствии их коллег, но они также заслуживают признательности "вверху".
После того как вы завершили и сдали проект, соберите всех, кто принимал в нем участие, и проведите итоговый анализ: В чем заключались самые лучшие аспекты проекта? Худшие? Какие были ошибки, и какие уроки можно из них сделать? Как обстояли дела с бюджетом, временем и ресурсами? Был избыток? Недостаток? Необходимо ли вам или нет внешняя помощь для реализации следующего проекта? Кто продемонстрировал компетенцию, которую раньше не принимали во внимание? Есть ли возможность усовершенствовать процесс? Пригласите к участию ваших внешних подрядчиков и консультантов и постарайтесь получить у них их профессиональное мнение.
