ДамОтвет.ру

Бизнес и финансы

Менеджмент

 

 

Системы управления документооборотом

 

По мере того, как бизнес все больше и больше стал опираться на эффективное безбумажное составление документации, одновременно стали разрабатываться системы электронного документооборота. Компании испытывали необходимость в программном обеспечении, которое могло бы без труда найти файлы, а также организовывать и классифицировать сохраненные документы.

Программное обеспечение по управлению документооборотом (система управления документооборотом - СЭД) также известно, как система управления файлами.

Программа управления документооборотом требуется для создания централизованных, легко доступных баз данных электронных документов компании. Программа помогает классифицировать и снабжать данные темами, которые позволяют при необходимости быстро их вызывать из памяти.

Программы управления документооборотом поставляются в трех версиях, "предпринимательской", "стандартной" и "профессиональной", чтобы удовлетворить потребности соответственно мелких предпринимателей и компаний, малого и среднего бизнеса и крупных организаций. Они позволяют легко управлять как бумажными, так и электронными документами клиентов. Такие системы очень экономичны, ими легко управлять и совершенствовать их. Дополнительным преимуществом является коллективный интерфейс.

Рынок сегодня богат предложением таких систем, выбор которых необходимо производить в соответствии с конкретными потребностями вашей компании или бизнеса.

Представляем перечень характеристик, на которые необходимо обращать внимание при выборе систем электронного документооборота:

- в целях безопасности, в них должен предусматриваться ограниченный доступ только для уполномоченного персонала, требующий наличия пароля;

- интернет СЭД системы должны позволять пользователям осуществлять поиск документов посредством удаленного доступа в режиме реального времени;

- поищите модель, предусматривающую оплату по факту пользования, так как она может быть эффективнее с точки зрения издержек;

- система должна позволять пользователям без труда редактировать и обновлять существующие документы;

- система должна предусматривать выборочный доступ к выборочным частям системы, в зависимости от уровня полномочий пользователя;

- система должна прослеживать изменения, фиксируя время, когда эти изменения были внесены. Для удобства система должна сохранять копию оригинала документа;

- система должна устранять риск потери данных в результате пожара и других природных катаклизмов;

- система должна фиксировать, хранить, индексировать, обрабатывать, вызывать, распределять, удалять документы текстовых редакторов, электронные таблицы, мультимедийные файлы и т.д;

- система должна обеспечивать управление технологическим потоком, поддерживая аккуратный и хорошо организованный оборот документов;

- система должна обеспечивать пользователям доступ из любой географической точки. Это позволит легко получать доступ к данным из удаленного местоположения, такого как, например, представительство в другой стране;

Благодаря хранению данных на внешних запоминающих устройствах, система электронного документооборота облегчает задачу восстановления данных на случай аварии.

Поинтересуйтесь и изучите характеристики имеющихся систем, цены и степень удобства для пользователя, и подберите такую систему, которая больше всего подходит вашей компании. Компаниям, имеющим дело с огромным объемом такой документации, как заказы на поставку, счета-фактуры и т.п., просто обязательно необходимо иметь у себя системы электронного документооборота, так как они гарантируют сохранность и упорядоченность данных, предоставляя при этом доступ к необходимым документам без лишних затрат времени.

 

 

Поиск схожих статей:

 

оплата труда

 

рынок труда

 

система оплаты труда

 

организация труда

 

системы труда

 

предпринимательские организации

 

безопасность труда

 

уполномоченная организация

 

управление трудом